Η διαχείριση του χρόνου μας επιτρέπει να προγραμματίζουμε εκ των προτέρων τον χρόνο που θέλουμε να διαθέσουμε για μια συγκεκριμένη εργασία.
Όταν η μέρα μας τελειώνει χωρίς να έχουμε κάνει όλα όσα θέλουμε, η διαχείριση του χρόνου είναι σωτήρια , καθώς μας βοηθά να χρησιμοποιούμε αποτελεσματικά το χρόνο μας για να ολοκληρώσουμε όλα όσα θέλουμε σε μια μέρα.
Οι άνθρωποι που είναι καλοί στη διαχείριση του χρόνου μπορούν να ολοκληρώνουν τις δουλειές τους, τις δραστηριότητες ή τις υποχρεώσεις τους. Η κύρια ιδέα πίσω από την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι να δίνουμε προτεραιότητα σε εργασίες που είναι σημαντικές και επείγοντες και να υπολογίζουμε το χρόνο που είναι ανάγκη να αφιερώσουμε για να τις ολοκληρώσουμε.
Οι στρατηγικές για την διαχείριση του χρόνου είναι το γενικό σχέδιο για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Μπορεί να περιλαμβάνουν τεχνικές διαχείρισης του χρόνου και δεξιότητες.
Οι τεχνικές διαχείρισης του χρόνου είναι συγκεκριμένες μέθοδοι, που όταν τις ενσωματώνουμε στο καθημερινό μας πρόγραμμα, μπορούν να μας βοηθήσουν να διαχειριζόμαστε καλύτερα το χρόνο μας.
Οι περισσότερες τεχνικές διαχείρισης του χρόνου είναι αποτελεσματικές, αλλά δεν λειτουργούν όλες οι τεχνικές για όλους. Δεν υπάρχει μια που να ταιριάζει σε όλους.
Ευτυχώς υπάρχουν πολλές τεχνικές διαχείρισης του χρόνου, και μπορείτε να βρείτε αυτή που σας ταιριάζει ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Οι δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου αφορούν την ικανότητα οργάνωσης του χρόνου για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών , στόχων κλπ.
Κάποια παραδείγματα δεξιοτήτων διαχείρισης του χρόνου περιλαμβάνουν:
Οι στρατηγικές, οι τεχνικές και οι δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου αφορούν την ικανότητα να σχεδιάζουμε και να χρησιμοποιούμε αποτελεσματικά το χρόνο μας, αλλά ως όροι έχουν διαφορετική σημασία:
Οι στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου αφορούν την συνολική προσέγγιση για την βελτίωση της διαχείρισης του χρόνου. Ο καθένας μπορεί να έχει τη δική του στρατηγική, να δοκιμάζει διαφορετικές τεχνικές , δεξιότητες και ικανότητες.
Παρακάτω αναλύουμε τις πιο γνωστές και δημοφιλείς στρατηγικές για την διαχείριση του χρόνου.
Πολλοί άνθρωποι ξοδεύουν τις μέρες τους για να κάνουν πράγματα αλλά στο τέλος πάντα ξεχνούν κάτι. Όμως, αυτό μπορούν να το αποτρέψουν με μια απλή λίστα.
Αυτή η λίστα μπορεί να περιλαμβάνει εκτός από τις υποχρεώσεις σας , τις δραστηριότητες ή τις ευθύνες που θέλετε να ολοκληρώσετε. Είναι πολύ σημαντικό στην καθημερινότητα να υπάρχει μια υγιής ισορροπία ανάμεσα στη δουλειά και στην προσωπική ζωή. Η λίστα με όσα πρέπει να κάνετε είναι πολύ χρήσιμη γιατί σας επιτρέπει να βλέπετε ξεκάθαρα πόσο χρόνο μπορείτε να αφιερώσετε.
Όταν φτιάχνετε τη δική σας λίστα καλό είναι να ιεραρχείτε τις εργασίες σας ανάλογα με την σημασία τους. Είναι εύκολο να φτιάξετε μια λίστα με πράγματα που μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορα. Αλλά αν το κάνετε αυτό, κινδυνεύετε να μην αφιερώσετε χρόνο στις πιο σημαντικές εργασίες της ημέρας.
Αυτή η στρατηγική διαχείρισης του χρόνου είναι επικεντρωμένη στην ιδέα ότι αν κάνετε τις πιο δύσκολες εργασίες πρώτες, όλα τα άλλα θα είναι εύκολα. Βέβαια, αυτή η στρατηγική δεν λειτουργεί για όλους, καθώς κάποιοι άνθρωποι θέλουν να ξεκινούν πιο εύκολα τη μέρα τους για να βρουν το ρυθμό τους.
Αν γύρω σας υπάρχουν περισπασμοί ενώ δουλεύετε αυτό μπορεί να επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητα σας και την ικανότητα να ολοκληρώσετε επιτυχώς τις καθημερινές σας εργασίες. Για αυτό μια από τις πιο σημαντικές στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου είναι ο περιορισμός των περισπασμών.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει:
Αν για παράδειγμα, το κινητό σας χτυπά συνεχώς με ειδοποιήσεις, τότε μπορείτε πολύ απλά τα το απενεργοποιήσετε. Αν συνεχώς ελέγχετε τα μηνύματα, τα emails , τα social media τότε δεν θα μπορέσετε να τελειώσετε τη δουλειά σας.
Ένα τεράστιο κομμάτι της σωστής διαχείρισης του χρόνου είναι ο υγιεινός τρόπος ζωής. Όσο πιο υγιεινές επιλογές κάνουμε στη ζωή μας τόσο περισσότερη ενέργεια έχουμε άρα είμαστε πιο παραγωγικοί.
Οι μελέτες δείχνουν ότι οι άνθρωποι που κάνουν άσκηση και τρώνε υγιεινά έχουν υψηλότερα επίπεδα ενέργειας συγκριτικά με όσους δεν το κάνουν αυτό. Όταν κάποιος έχει ενέργεια τότε μπορεί να ολοκληρώσει με επιτυχία τις εργασίες, τις δραστηριότητες και τις υποχρεώσεις του με λιγότερο άγχος.
Όταν κάποιος αναγνωρίζει ποια πράγματα έχουν προτεραιότητα αυτό είναι μια εξαιρετική στρατηγική για την διαχείριση του χρόνου. Όταν γνωρίζουμε τι είναι σημαντικό και τι όχι αυτό μας βοηθά να βελτιώσουμε την παραγωγικότητά μας.
Η κύρια ιδέα πίσω από αυτή τη μέθοδο είναι να ξεκαθαρίζουμε στο μυαλό μας το σύνολο των εργασιών και των υποχρεώσεων και στη συνέχεια να κάνουμε συγκεκριμένα βήματα για να τις ολοκληρώσουμε με επιτυχία. Αυτά τα βήματα είναι τα ακόλουθα:
Αυτή η μέθοδος έγινε πολύ δημοφιλής από τον Έλον Μασκ, και είναι μια τεχνική διαχείρισης του χρόνου που επικεντρώνεται στη συνειδητοποίηση του πως ξοδεύουμε το χρόνο μας μέσα στην ημέρα. Η κύρια ιδέα είναι η επίγνωση που μας βοηθά να χρησιμοποιούμε αποτελεσματικά το χρόνο μας.
Αυτή η μέθοδος περιστρέφεται γύρω από τον διαχωρισμό της ημέρας σε μικρότερες χρονικές περιόδους ή χρονικά τμήματα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει:
Αυτή είναι μια εξαιρετική μέθοδος για τα άτομα που τα πάνε καλά με τον οραματισμό. Για να ξεκινήσει κανείς με αυτή την τεχνική, αυτό που πρέπει να κάνει είναι να φανταστεί ένα γυάλινο βάζο γεμάτο με άμμο, βότσαλα και πέτρες. Η άμμος μένει στον πάτο, και τα βότσαλα πάνω. Οτιδήποτε μέσα στο βάζο αντιπροσωπεύει ένα κομμάτι από το καθημερινό μας πρόγραμμα:
Για να καταφέρει κάποιος να εφαρμόσει αυτή την τεχνική, πρέπει να δημιουργήσει κατηγορίες για τις καθημερινές του δραστηριότητες και υποχρεώσεις.
Αυτή η τεχνική κάνει ξεκάθαρο το διαχωρισμό ανάμεσα σε δύο τύπους εργασίας:
Για να μπορέσει κάποιος να εφαρμόσει αυτή την τεχνική, πρέπει:
Αυτή η μέθοδος μας βοηθά να θέτουμε προτεραιότητες και να αναθεωρούμε και να βελτιστοποιούμε το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους.
Για να ξεκινήσει κάποιος να χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο, θα πρέπει πρώτα να οργανώσει τις εργασίες του στις ακόλουθες κατηγορίες:
Η μέθοδος SMART είναι μια ακόμη τεχνική για τη διαχείριση του χρόνου που έχει ως σκοπό να μας βοηθά να ολοκληρώνουμε τις εργασίες μας με ηρεμία. Αυτή η τεχνική επικεντρώνεται στην παραγωγικότητα και στην αποτελεσματικότητα.
Το ακρωνύμιο SMART σημαίνει:
Η αρχή Pareto , επίσης γνωστή ως κανόνας 80/20 είναι μια μέθοδος διαχείρισης του χρόνου με κεντρική ιδέα ότι το 80% των αποτελεσμάτων προκύπτουν από το 20% της προσπάθειας, των μέσων ή αιτίων.
Αυτός ο κανόνας μπορεί να μας βοηθήσει να πάρουμε σημαντικές αποφάσεις ώστε να έχουμε τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Τα βήματα για την εφαρμογή του είναι τα εξής:
Η μέθοδος διαχείρισης του χρόνου 1-3-5 είναι ένας εποικοδομητικός και ενδιαφέρων τρόπος για να διαχειριστείτε τις καθημερινές σας εργασίες. Είναι πραγματικά απλή, αυτό που έχετε να κάνετε είναι τα εξής:
Με αυτή την τεχνική διαχείρισης του χρόνου , είναι σημαντικό να έχετε ευελιξία. Δεν μπορείτε να έχετε πάντα 3 μέτριες ή 5 μικρές εργασίες, κάποιες μέρες μπορεί να έχετε μόνο 1 μεγάλη εργασία.
Η τεχνική Pomodoro περιλαμβάνει τα εξής βήματα:
Αυτή η τεχνική μας επιτρέπει να οργανώσουμε τις εργασίες μας σε τέσσερα ξεχωριστά τεταρτημόρια, ταξινομώντας τις σύμφωνα με το αν είναι σημαντικές ή όχι, και αν είναι επείγουσες ή όχι. Οι επείγουσες εργασίες είναι αυτές που πρέπει να γίνουν αμέσως. Οι σημαντικές εργασίες είναι αυτές που συμβάλλουν στους μακροπρόθεσμους στόχους μας. Ιδανικά, πρέπει να κάνουμε τι εργασίες που είναι στα δύο πρώτα τεταρτημόρια , τις άλλες μπορούμε να μην τις κάνουμε.
Στο άρθρο του για το The Economist το 1955, ο Northcote Parkinson έγραψε ότι, “μια δουλειά παίρνει όσο χρόνο έχουμε διαθέσιμο για την ολοκλήρωσή της”. Αυτή η απλή πρόταση είναι ουσιαστικά ο ορισμός του νόμου του Πάρκινσον, μια ιδέα που αργότερα έγινε βιβλίο με τον ίδιο τίτλο.
Με άλλα λόγια, ο χρόνος που δίνουμε στον εαυτό μας για να ολοκληρώσει μια συγκεκριμένη εργασία είναι ο χρόνος που θα χρειαστούμε για να ολοκληρώσουμε μια εργασία.
Αυτός ο νόμος δεν είναι μόνο μια τεχνική διαχείρισης του χρόνου. Είναι ένας νόμος, που αν τον καταλάβουμε τότε αυτό έχει πολλά οφέλη.
Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι οι ικανότητες που μας επιτρέπουν να διαχειριζόμαστε αποτελεσματικά το χρόνο μας. Παρακάτω αναλύουμε κάποιες από τις πιο σημαντικές δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου.
Για να υπάρχει μια ισορροπία ανάμεσα στη δουλειά και στην προσωπική ζωή είναι σημαντικό να έχουμε οργανωτικές δεξιότητες. Όταν γνωρίζουμε τις εργασίες ή τις δραστηριότητες που είναι ανάγκη να ολοκληρώσουμε αυτό μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.
Για να βελτιώσει κάποιος τις οργανωτικές του δεξιότητες μπορεί να κάνει τα εξής:
Όταν κάποιος μπορεί να συγκεντρωθεί σε όσα έχει να κάνει και αποφεύγει τους περισπασμούς αυτό είναι μια από τις βασικές αρχές για την διαχείριση του χρόνου.
Οι περισπασμοί, ο ανεπαρκής ύπνος, οι ανθυγιεινές διατροφικές συνήθειες έχουν τεράστια επίδραση στην παραγωγικότητα. Αλλά μην ανησυχείτε, όπως και με όλες τις άλλες δεξιότητες , υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε τη συγκέντρωσή σας:
Η επικοινωνία είναι μια από τις σημαντικότερες δεξιότητες ειδικά όταν κάποιος εργάζεται σε μια επιχείρηση. Είναι πολύ σημαντικό να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τα μέλη της ομάδας σας και να μην συσσωρεύονται οι δικές σας δουλειές και ευθύνες.
Η διαχείριση του άγχους είναι μια βασική δεξιότητα. Το στρες επηρεάζει αρνητικά όχι μόνο την υγεία και την παραγωγικότητα αλλά και την ικανότητα συγκέντρωσης και μπορεί να μας οδηγεί στο burnout.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αντιμετωπίζετε το στρες και περιλαμβάνουν:
Η αναβλητικότητα μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στην παραγωγικότητα. Πώς μπορείτε να αποφύγετε την αναβλητικότητα;
Για να μπορέσει κάποιος να διαχειρίζεται σωστά το χρόνο του πρέπει να θέτει προτεραιότητες. Η ανάλυση των υποχρεώσεων μιας εργασίας είναι το πιο σημαντικό βήμα για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να καταφέρετε να θέτετε σωστές προτεραιότητες και περιλαμβάνουν:
Όταν κάποιος γνωρίζει γιατί κάνει κάτι και έχει ένα ξεκάθαρο σκοπό αυτό συμβάλλει σημαντικά στην σωστή διαχείριση του χρόνου. Το να έχουμε ξεκάθαρους και ακριβείς βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους μας δίνει κίνητρο να οργανωθούμε.
Οι στόχοι μας επιτρέπουν να θέτουμε προτεραιότητες και να επικεντρωνόμαστε σε όσα είναι σημαντικά.
Είναι πολύ σημαντικό να διαχειριζόμαστε σωστά το χρόνο μας ώστε να υπάρχει ισορροπία ανάμεσα στη δουλειά και στην προσωπική ζωή. Μπορούμε να μάθουμε στρατηγικές και δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου με τη βοήθεια της ΨΥΧΟΘΕΡΑΠΕΙΑΣ και του LIFE COACHING, ώστε να έχουμε ισορροπία στην καθημερινότητα.Αποτελεσματική διαχείριση χρόνου