Προτεραιότητες

Προτεραιότητες

Οι προτεραιότητες αφορούν ουσιαστικά μια διαδικασία λήψης αποφάσεων για όσα είναι σημαντικά στη ζωή μας ώστε να τους δώσουμε την κατάλληλη προσοχή και ενέργεια. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε ποιοι είμαστε, τι θέλουμε και πως θέλουμε να ζήσουμε τη ζωή μας. Όταν θέτουμε προτεραιότητες έχουμε περισσότερη ενέργεια και ενθουσιασμό. Νιώθουμε ελεύθεροι να πούμε όχι. Αποδεχόμαστε το γεγονός ότι έχουμε τα δικά μας όρια.

Πολλοί άνθρωποι την περίοδο που διανύουμε θέτουν νέους στόχους με όλα όσα θέλουν να επιτύχουν. Όμως, αν κάποιος δεν μείνει δεσμευμένος και αφοσιωμένος στους στόχους του, τότε είναι πολύ πιθανό να τους εγκαταλείψει.

Για την επίτευξη των στόχων είναι ανάγκη να κάνουμε μικρά βήματα. Όταν θέλουμε να επιτύχουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, τελικά δεν μένουμε προσηλωμένοι σε όσα επιθυμούμε.

Βέβαια, οι περισσότεροι από εμάς έχουμε πολλά πράγματα στο μυαλό μας, και είναι δύσκολο να μείνουμε συγκεντρωμένοι σε όσα είναι σημαντικά για εμάς. Ωστόσο, κανείς δεν μπορεί να πετύχει ένα στόχο που δεν βλέπει, για αυτό είναι σημαντικό να θέτουμε προτεραιότητες.

Πώς μπορείτε να αναγνωρίσετε τις προτεραιότητές σας; Οι παρακάτω ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να ξεκαθαρίσετε τις προτεραιότητές σας.

1. Σκεφτείτε τη ζωή σας. Τι έχει σημασία εσάς αυτή τη στιγμή που θα θέλατε να αλλάξετε;
2. Τι πρέπει να κάνετε για να φτάσετε πιο κοντά στο στόχο σας;
3. Ποιες πράξεις θα έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση ή θα συμβάλλουν περισσότερο στην επιτυχία σας;
4. Ποιες είναι οι συνέπειες της αδράνειάς σας;
5. Ποια εμπόδια μπορεί να εμφανιστούν στο δρόμο σας και πώς μπορείτε να τα ξεπεράσετε;

Η σημασία των προτεραιοτήτων

Υπάρχουν ένα εκατομμύριο πράγματα που ανταγωνίζονται για τον χρόνο, τα χρήματα και την προσοχή μας. Και από τη στιγμή που αυτά είναι περιορισμένα, πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί στο πως τα ξοδεύουμε. Το να θέτουμε προτεραιότητες είναι μια πολύτιμη δεξιότητα για τη ζωή μας.

Όταν έχουμε ξεκάθαρες προτεραιότητες αυτό μας βοηθά να:

• Έχουμε μια ισορροπημένη ζωή: Πώς θα ξέρουμε ότι ξοδεύουμε το χρόνο μας στα σωστά πράγματα αν δεν γνωρίζουμε ποια είναι τα σωστά πράγματα; Αν θέλουμε να έχουμε ισορροπία στη ζωή μας, πρέπει να είμαστε ξεκάθαροι με το τι είναι σημαντικό για εμάς.
• Διαχειριζόμαστε το χρόνο και τα χρήματά μας: Η αλήθεια είναι ότι ξοδεύουμε το χρόνο και τα χρήματά μας σε όσα έχουν αξία για εμάς. Όταν έχουμε ξεκάθαρες προτεραιότητες τότε μπορούμε να διαχειριστούμε καλύτερα το χρόνο μας και τα χρήματά μας, και έτσι δεν τα σπαταλάμε άσκοπα.
• Παίρνουμε αποφάσεις: Όταν έχουμε ξεκάθαρες προτεραιότητες τότε μπορούμε να πάρουμε μεγάλες αποφάσεις. Γνωρίζουμε τι έχει αξία, και έτσι μπορούμε να πούμε όχι σε πράγματα που δεν έχουν σημασία για εμάς.
• Νιώθουμε αυτοπεποίθηση: Όταν θέτουμε προτεραιότητες τότε έχουμε μια βαθύτερη αίσθηση του σκοπού. Ξυπνάμε κάθε πρωί με ξεκάθαρους στόχους για όσα θέλουμε να επιτύχουμε μέσα στην ημέρα.
• Νιώθουμε λιγότερο στρες: Αν δεν μείνουμε συγκεντρωμένοι στους στόχους μας, είναι εύκολο να παραμελήσουμε τα χρονοδιαγράμματα και τις προθεσμίες. Αν οι προτεραιότητες δεν είναι ξεκάθαρες, μπορεί να ξοδεύουμε το χρόνο μας σε λάθος πράγματα, με αποτέλεσμα να νιώθουμε τελικά περισσότερο άγχος.

Πώς μπορώ να θέσω προτεραιότητες;

1. Αναλάβετε την ευθύνη για το πως ξοδεύετε το χρόνο σας

Αν θέλετε να θέσετε προτεραιότητες και να έχετε μια ισορροπημένη ζωή, είναι ανάγκη να αναλάβετε την ευθύνη για το χρόνο σας. Δεν έχει σημασία πόσο αγχωμένοι, απασχολημένοι είστε, πρέπει να κατανοήσετε ότι έχετε τον έλεγχο για όσα έχετε σημειώσει στο ημερολόγιο σας (φυσικά, υπάρχουν και εξαιρέσεις, η ζωή είναι απρόβλεπτη).

Κανένας άλλος δεν μπορεί να θέσει προτεραιότητες για εσάς. Αυτή είναι δική σας δουλειά.

2. Αποφασίστε τι είναι σημαντικό για εσάς

Δεν είναι όλα τα πράγματα ισότιμα. Πάντα θα υπάρχουν σημαντικά πράγματα να κάνετε. Ωστόσο, είναι ανάγκη να θέσετε προτεραιότητες για το τι είναι σημαντικό για εσάς.

Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να γράψετε σε ένα χαρτί όλα όσα συμβαίνουν στη ζωή σας. Τις υποχρεώσεις σας, τις σχέσεις σας, τα χόμπι σας, όλα όσα απαιτούν χρόνο και ενέργεια. Στη συνέχεια από αυτή τη λίστα, διαλέξτε τα 10 πιο σημαντικά πράγματα για εσάς. Μην ανησυχείτε για τη σειρά, απλά επιλέξετε τα 10 πιο σημαντικά πράγματα. Μπορεί να είναι η οικογένεια, η υγεία, η καριέρα, μια νέα επιχείρηση, η απόκτηση ενός παιδιού, ή οτιδήποτε άλλο.

3. Χρησιμοποιήστε την πυραμίδα των προτεραιοτήτων

Τη στιγμή που θα έχετε αναγνωρίσει τις 10 πιο σημαντικές προτεραιότητες, ίσως να βρίσκονται όλες στο ίδιο επίπεδο. Αν οι προτεραιότητες είναι στο ίδιο επίπεδο, τότε όταν εμφανιστούν δύο ανταγωνιστικές ευκαιρίες, δεν θα έχετε ένα πλαίσιο για τη λήψη αποφάσεων, όλες θα μοιάζουν το ίδιο σημαντικές.

Αυτή είναι η στιγμή να ιεραρχήσετε τις προτεραιότητές σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πυραμίδα για να ταξινομήσετε τις προτεραιότητές σας, με τα πιο σημαντικά πράγματα να βρίσκονται στην κορυφή και τα λιγότερο σημαντικά στην βάση της πυραμίδας.

Όταν λοιπόν προκύπτουν θέματα, μπορείτε να χρησιμοποιείτε αυτή την ταξινόμηση για να πάρετε αποφάσεις.

4. Χωρίστε τις προτεραιότητες σε συγκεκριμένες χρονικές περιόδους

Όλοι μας έχουμε κάποιες προτεραιότητες που μας βοηθούν να έχουμε έναν ρυθμό στην καθημερινότητας. Αλλά είναι ανάγκη να σπάμε τις προτεραιότητες σε μικρότερα κομμάτια, τις προτεραιότητες για την ημέρα, την εβδομάδα, την εποχή.

Επιλέξτε προτεραιότητες για μια συγκεκριμένη περίοδο

Οι προτεραιότητες αλλάζουν ανάλογα με τις περιόδους που διανύουμε. Για παράδειγμα, κάποιος μπορεί να είναι λογιστής. Τότε στην περίοδο υποβολής των φορολογικών δηλώσεων η δουλειά θα είναι σίγουρα περισσότερη. Μπορεί κάποιος να προετοιμάζεται να αποκτήσει παιδί. Αυτό πρακτικά δημιουργεί άλλες προτεραιότητες. Για κάθε περίοδο της ζωής μας (μπορεί να είναι μήνες ή ακόμη και ολόκληρος χρόνος) μπορούμε να έχουμε τρεις με τέσσερις μεγάλες προτεραιότητες οι οποίες θα απαιτούν περισσότερο χρόνο, προσοχή και χρήματα.

Επιλέξτε προτεραιότητες για την εβδομάδα

Οι εβδομαδιαίες προτεραιότητες αλλάζουν ανάλογα με τις υποχρεώσεις στη δουλειά, στο σπίτι, στην κοινωνική ζωή. Αν για παράδειγμα, κάποιος κάνει προπόνηση για το μαραθώνιο και ο αγώνας είναι σε μια εβδομάδα, σίγουρα θα έχει ως προτεραιότητα τον επιπλέον ύπνο και τα υγιεινά γεύματα.

Καλό είναι να επιλέγετε τρεις με τέσσερις προτεραιότητες για κάθε εβδομάδα. Για παράδειγμα:

• Προετοιμαστείτε για την παρουσίαση που έχετε στη δουλειά.
• Κάντε γενική καθαριότητα στο σπίτι.
• Γιορτάστε τα γενέθλια ή μια επέτειο.

Επιλέξτε προτεραιότητες για κάθε μέρα

Όταν κάποιος γνωρίζει τις προτεραιότητες για μια εβδομάδας, αυτό βοηθά να θέτει προτεραιότητες στην καθημερινότητα. Με αυτό τον τρόπο μπορεί να επιτύχει τους στόχους του. Το μυστικό είναι να μην μένει κάποιος υπερβολικά δεσμευμένος σε πράγματα που δεν μπορεί να ολοκληρώσει.  Πρέπει να περιορίζει τις δεσμεύσεις σε τρία ή τέσσερα πράγματα την ημέρα, όπως για παράδειγμα:

• Να πάει τα παιδιά στον οδοντίατρο.
• Να ανανεώσει την ασφάλεια του αυτοκινήτου.
• Να κοιμηθεί νωρίς ώστε να είναι ξεκούραστος για την παρουσίαση στη δουλειά.

5. Πείτε όχι στους περισπασμούς

Όταν έχετε ξεκάθαρες προτεραιότητες, τότε μπορείτε να προστατεύσετε το χρόνο σας και να πείτε όχι στους περισπασμούς. Αυτή είναι μια συνεχής διαδικασία επειδή οι περισπασμοί είναι παντού γύρω μας! Από τη στιγμή που ξυπνάμε, βομβαρδιζόμαστε με ειδοποιήσεις, μηνύματα, emails , που απαιτούν την προσοχή μας. Στην εποχή μας είμαστε συνεχώς σε εγρήγορση, και αυτό πρακτικά σημαίνει πως οτιδήποτε μπορεί να μας αποσπάσει την προσοχή.

Το να παραμένει κάποιος συγκεντρωμένος σε κάτι σε ένα κόσμο χαοτικό είναι επιλογή. Μην σας παρασύρουν οι προσκλήσεις τις τελευταίας στιγμής, μην αφήνετε τις καλές ευκαιρίες να σας απομακρύνουν από τις καλύτερες επιλογές. Μην λέτε ναι όταν θέλετε πραγματικά να πείτε όχι.

Πολλές φορές δεν θέλουμε να απογοητεύσουμε τους άλλους, νιώθουμε πίεση ή θέλουμε να είμαστε οι ήρωες σε μια κατάσταση. Ωστόσο, σκεφτείτε γιατί να πείτε ναι; Τι σας εμποδίζει να πείτε “όχι”;

Πάντα να θυμάστε πως όταν λέτε “όχι” σε κάτι, είστε ελεύθεροι να πείτε “ναι” σε κάτι που έχει μεγαλύτερη αξία.

Προτεραιότητες στην εργασία

Μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στο χώρο εργασίας είναι η δημιουργία προτεραιοτήτων. Ο φόρτος εργασίας είναι μεγάλος και όλα φαίνονται σημαντικά. Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι καθημερινά κάνουμε πολλή δουλειά που στην πραγματικότητα δεν είναι αναγκαία να γίνει. Τουλάχιστον όχι άμεσα.

Πώς μπορώ να θέσω προτεραιότητες στη δουλειά;

1.Εφαρμόστε την αρχή Pareto ή τον κανόνα 80/20 για ότι κάνετε

Η αρχή Pareto σημαίνει ότι το 20% της δουλειάς αντιπροσωπεύει το 80% των αποτελεσμάτων. Έτσι, σε μια λίστα με 10 προτεραιότητες, δύο από αυτές θα αξίζουν όσο οι άλλες 8. Καθημερινά είναι ανάγκη να γνωρίζετε ποιες είναι αυτές οι δύο προτεραιότητες. Το να ξοδεύετε το 100% του χρόνου σας στο 20% των εργασιών μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά.

2.Ορίστε προθεσμίες

Είναι σημαντικό να ορίζετε προθεσμίες για κάθε εργασία που αναλαμβάνετε. Διαφορετικά, σύμφωνα με τον νόμο του Πάρκινσον, η δουλειά θα επεκτείνεται για να καλύψει τον διαθέσιμο χρόνο για την ολοκλήρωσή της. Σύμφωνα με τις μελέτες, οι περισσότεροι άνθρωποι παίρνουν όλο το χρόνο που τους δίνετε για να ολοκληρώσουν μια εργασία. Όταν όμως κάποιος έχει προθεσμίες, μπορεί να βρει τρόπους να τελειώσει τη δουλειά μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια.

Ωστόσο, υπάρχουν στιγμές που δεν γνωρίζουμε πόσο χρόνο θα χρειαστούμε για να ολοκληρώσουμε μια εργασία. Αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να οργανωθούμε και να προγραμματίσουμε το χρόνο μας.

3. Αξιολογήστε την προσπάθεια για κάθε εργασία

Πάντα θα υπάρχουν εργασίες που θα έχουν μεγαλύτερη αξία και θα απαιτούν μεγαλύτερη προσπάθεια. Αν έχετε να κάνετε αρκετές εργασίες που είναι ισότιμες τότε είναι σημαντικό να δείτε την προσπάθεια που απαιτεί η κάθε μία. Αν θέλετε πρώτα να ολοκληρώνετε τις μικρές εργασίες για να έχετε περισσότερο χρόνο και ενέργεια για τις πιο απαιτητικές, τότε επιλέξτε τον πιο αποδοτικό τρόπο για εσάς.

4.Να είστε ευέλικτοι και ευπροσάρμοστοι

Η αβεβαιότητα και η αλλαγή είναι δεδομένα. Οι προτεραιότητες μπορεί να αλλάξουν όταν δεν το περιμένετε. Επειδή δεν μπορούμε να γνωρίζουμε το μέλλον, τα νέα δεδομένα μπορεί να μας αναγκάσουν να τροποποιήσουμε τα σχέδιά μας. Πολλές φορές, νιώθουμε υποχρεωμένοι να κάνουμε κάτι επειδή έχουμε επενδύσει χρόνο και προσπάθεια σε αυτό. Όμως, όταν ξοδεύουμε το χρόνο μας σε λάθος πράγματα που δεν συμβάλλουν στην επίτευξη ενός στόχου, αυτό μπορεί να είναι καταστροφικό μακροπρόθεσμα επειδή ο χρόνος δεν γυρνά πίσω. Η ζωή μπορεί να μας υπενθυμίζει πότε πρέπει να σταματήσουμε ότι κάνουμε και να αλλάξουμε τακτική ώστε να έχουμε καλύτερα αποτελέσματα.

5. Επιλέξτε την ποιότητα και όχι την ποσότητα

Δεν είναι ανάγκη να κάνετε 100 πράγματα, απλά πρέπει να κάνετε λίγα πράγματα σωστά. Ξεκαθαρίστε τις αρχές σας, ποια είναι τα πράγματα που αγαπάτε. Διαχωρίστε τα ασήμαντα από τα σημαντικά.

6. Πείτε όχι χωρίς ενοχές

Από τη στιγμή που αναγνωρίζετε τους στόχους σας, είναι ανάγκη να πείτε όχι σε δραστηριότητες που σπαταλούν το χρόνο σας. Το να πείτε όχι δεν σημαίνει ότι απορρίπτετε ένα άτομο, αλλά είναι ένας τρόπος για να μείνετε συνεπείς στις δεσμεύσεις προς τον εαυτό σας.

7. Τηρείστε τις συμφωνίες και σεβαστείτε τα όριά σας

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε συμφωνήσει με τον εργοδότη σας ότι η κύρια προτεραιότητα είναι να χτίσετε το site της επιχείρησης, έτσι όλες οι άλλες αρμοδιότητες θα είναι δευτερεύουσας σημασίας. Αυτή η συμφωνία μπορεί να σας δίνει όλο το χρόνο που χρειάζεστε για να αφοσιωθείτε σε κάτι συγκεκριμένο. Όμως, μερικούς μήνες αργότερα, μπορεί να παρατηρήσετε ότι οι επιπλέον εργασίες συσσωρεύονται με αποτέλεσμα να έχετε φόρτο εργασίας. Όταν αυτό συμβαίνει, πρέπει να κάνετε άμεσα διορθωτικές κινήσεις. Οι προτεραιότητες πάντα θα αλλάζουν, αλλά όταν είστε ξεκάθαροι με τα όριά σας, μπορείτε να αποτρέψετε το φόρτο εργασίας.